El caso descrito es un proyecto piloto de un complejo hospitalario formado por 6 hospitales con un total de 1.800 camas.

En julio de 2020 la Santa Casa de Misericordia de Porto Alegre adquirió la máquina automatizada Opus MK5 para el fraccionamiento automático de medicamentos líquidos orales.

Opus MK5 es comercializado por Opuspac Hospital Automation y fabricado por Ibtek Innovative Solutions. Su uso en el proceso de medicación hospitalaria ha generado un gran ahorro, permitiendo menos residuos, menores costes con materiales/medicamentos, más seguridad, calidad y agilidad en los flujos.

Por lo general, el fraccionamiento de los medicamentos líquidos orales, en la farmacia del hospital se lleva a cabo:

  1. Manual a través de jeringas desechables (distribución individualizada de medicamentos)
  2. Mediante la dispensación de frascos de medicamentos líquidos a los distintos sectores del hospital (dispensación colectiva de medicamentos).

En ambas situaciones, los medicamentos se almacenan en las unidades de atención, y son utilizados en los pacientes, por el equipo de enfermería de acuerdo con las prescripciones médicas.

En ambos casos, el despilfarro de medicamentos y materiales es habitual, ya que el consumo de jeringuillas desechables es elevado y el control del uso de medicamentos dispensados por frascos para los sectores hospitalarios es complejo.

Además, hay muchas posibilidades de que se produzcan diferentes eventos adversos para los pacientes:

  • Riesgo de contaminación cruzada de los medicamentos por manipulación excesiva
  • Riesgo de utilizar medicamentos caducados
  • Riesgo de administración incorrecta de la medicación a los pacientes al cambiar de paciente o de medicación o al cambiar el volumen y la dosis.

En cuanto a la cuestión financiera, las dos situaciones de fraccionamiento manual de medicamentos líquidos orales también exigen elevadas cantidades invertidas mensualmente.

Por ejemplo:

– Para hospitales de 200 camas.

En la distribución colectiva, en la que los frascos de medicamentos líquidos orales se almacenan en las clínicas asistenciales, la adquisición de frascos de medicamentos es elevada para atender a todos los sectores.

En muchos casos, no se pudo facturar al pagador por este medicamento, lo que supuso una pérdida de facturación de 1 millón de reales. En otros casos, el desperdicio en cada botella es superior al 30% con un desperdicio de R$ 345.000,00 o más.

En la distribución individualizada, en la que el fraccionamiento de los medicamentos líquidos orales se realiza a través de jeringas desechables, la adquisición de jeringas para almacenar los medicamentos es elevada.

El gasto anual supera los R$ 200.000,00, que es más que el costo del equipo.

Valor de 12.000 bolsitas con líquido = R$ 1.400,00 / mês

 

SANTA CASA DE PORTO ALEGRE ANTES DEL OPUS MK5

Durante la planificación del proyecto, se realizó un estudio retrospectivo para evaluar las pérdidas financieras de la Santa Casa de Misericordia de Porto Alegre, con el fraccionamiento manual de medicamentos líquidos orales.

El periodo analizado fue de 5 meses, desde mayo de 2019 hasta octubre de 2019.

En esta evaluación se presentó que el mayor problema estaba relacionado con las devoluciones.

La falta de amortización en el sistema y el uso de los medicamentos por parte de los pacientes, mostró que sólo menos del 10% de la producción de medicamentos líquidos orales fraccionados dispensados por la farmacia se contabilizó en las cuentas de los pacientes después de su uso.

En el hospital, este proceso de inclusión de la medicación utilizada por los pacientes en sus cuentas era manual.

Y debido a las prisas del día a día y a las dificultades para poner en marcha el sistema, la Santa Casa dejaba de recibir una cantidad significativa de los pagadores (planes de salud o SUS).

Según lo presentado por el coordinador del servicio de farmacia de la Santa Casa de Misericordia de Porto Alegre, en la 6ª Conferencia de Farmacia Hospitalaria del SINDIHOSPA en octubre de 2021, la dificultad en la facturación del uso de los medicamentos por parte de los pacientes, permitió que en los 5 meses analizados, los costos perdidos por la farmacia, debido a la falta de control de los medicamentos, alcanzaran los R$ 480.000,00.

Estos valores, presentados por la farmacia, alertaron a la dirección de los grandes gastos con el fraccionamiento manual de los medicamentos líquidos orales. Pero, con la automatización del fraccionamiento, además de reducir los costes, se garantizaría más calidad y seguridad en el proceso.

Ante esto, este estudio retrospectivo y la presentación de la solución a este problema permitieron la rápida aprobación del proyecto de adquisición de la máquina OPUS MK5 para automatizar el fraccionamiento de medicamentos líquidos orales en el Complejo Hospitalario Santa Casa de Misericordia de Porto Alegre.

 

PREPARATIVOS PARA RECIBIR EL OPUS MK5

La máquina se desplegó en julio de 2020 e inicialmente se prefirió el control de los medicamentos de alto coste y riesgo.

Para definir qué medicamentos serían fraccionados automáticamente por el OPUS MK5, se realizaron análisis de las prescripciones de medicamentos líquidos orales en los hospitales.

En la siguiente tabla se describen los meds seleccionados, sus dosis y los volúmenes fraccionados por la máquina:

Todo fraccionamiento de medicamentos requiere atención, limpieza, organización y tiempo, ya que es extremadamente minucioso e importante. Con la automatización del fraccionamiento, los procesos son más limpios y controlados.

Pero cualquier distracción y/o interrupción durante el fraccionamiento también puede causar un error con un alto potencial de daño para los pacientes.

Los cuidados en la preparación y manipulación de los meds fraccionados están descritos en la regulación RDC 67/2007, que garantiza la calidad de la producción.

La superficie prevista en la farmacia para el OPUS MK5 era de 1,30 m2 x 1,30 m2, espacio suficiente para su funcionamiento.

El software disponible con la máquina OPUS MK5, permite una mejor planificación de las necesidades de producción y uso de los medicamentos, garantizando una mayor eficiencia y permitiendo un mayor control de las existencias.

Además, la mejor presentación de los medicamentos, también evita el despilfarro y los fallos en el proceso respecto a los medicamentos caducados. Incluso en el caso del fraccionamiento del medicamento, su vida útil se reduce en un 75%.

Los envases se presentan en sobres especiales de 3 soldaduras, que además pueden diferenciarse con colores según cada medicamento.

La máquina imprime

Además de la información ideal y siempre legible que debe contener todo envase: nombre del medicamento, dosis, validad, número de lote, código de barras y nombre del farmacéutico responsable.

 El nuevo envase ofrece información específica sobre los medicamentos: riesgo de caída, vía de administración, riesgo de hemorragia, medicamento a tiempo, medicamentos de alta vigilancia (MAV), posibilidad de diferentes colores en el envase, entre otros.

Junto con estas características positivas, también ocupan menos espacio, son fáciles de abrir y son más baratos.

Cuestan en promedio el 10% del valor de las jeringas.

La dispensación de líquidos orales en envases flexibles también permite utilizar el sistema para leer los códigos de barras de los medicamentos. Resolver el grave problema de la falta de ingreso de los medicamentos utilizados por los pacientes en las cuentas.

El código de barras de los envases facilitó la comprobación y liquidación de los meds a pie de cama, en el momento en que serán administrados a los pacientes, que pueden tener un código de serie.

Estos cambios garantizaron una mayor seguridad en el proceso de medicación y evitaron los residuos, responsables de los elevados costes en la Santa Casa de Misericordia de Porto Alegre.

MÁQUINA EN USO

De acuerdo con lo presentado por el coordinador de farmacia de la Santa Casa de Misericordia de Porto Alegre, en la 6ª Jornada Hospitalaria del SINDIHOSPA en octubre de 2021, los datos presentados fueron:

La producción media mensual de medicamentos unitarizados, durante 12 meses, en Santa Casa de Misericórdia, antes del OPUS MK5 era de 8.300/mes.

Tras 12 meses de utilización de la máquina OPUS MK5, la producción media mensual de la Santa Casa de Misericordia aumentó aproximadamente un 250%, hasta alcanzar los 28.400 sobres mensuales.

Además de aumentar significativamente la productividad de los medicamentos de una sola unidad en la Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, la instalación de la máquina OPUS MK5 redujo los costes de farmacia con materiales/medicamentos y residuos.

Esto permitió dar más atención a:

  • Logística hospitalaria
  • Comunicación eficaz entre sectores
  • Reajuste de los horarios de trabajo de los empleados de la farmacia (máquina automatizada = un empleado por operación)
  • Control de stock (adquisición, distribución y uso de medicamentos)
  • Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos
  • Alertas de medicamentos controlados, MAV (Medicamentos de alta vigilancia).

Las principales dificultades de las farmacias hospitalarias se han resuelto con la inversión adecuada.

Soluciones con la máquina OPUS MK5

Vea el Opus MK5 en acción:

 

 CONCLUSIÓN

En la 6ª Conferencia de Farmacia Hospitalaria del SINDIHOSPA, en octubre/2021, la Coordinadora de Farmacia de la Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre presentó que la adquisición de la máquina OPUS MK5 se ha convertido para el complejo hospitalario, en una fuente de economía, además de más seguridad y más calidad para la institución.

El retorno de la inversión (ROI) en la adquisición de la máquina OPUS MK5 fue de 7 meses.

Y los grandes resultados obtenidos han permitido importantes mejoras en los procesos de medicación del hospital:

 Mejora de la trazabilidad de los medicamentos

  1. Mayor seguridad en la administración de líquidos orales
  2. Mayor agilidad en la producción de dosis unitarias
  3. Más higiene en el fraccionamiento.
  4. Mejor comunicación entre equipos.
  5. Reducción de gastos con dispensadores, frascos de medicamentos y residuos
  6. Disminución de los gastos de farmacia por el consumo de medicamentos líquidos orales no recibidos por los pagadores
  7. Una farmacia más organizada
  8. Servicio a las sucursales del complejo hospitalario
  9. Reducción del riesgo de errores y daños a los pacientes

Por lo tanto, es posible afirmar que la tecnología de automatización utilizada en las máquinas comercializadas por Opuspac, puede reducir y o acabar con los cuellos de botella habituales en las farmacias de los hospitales. Como la falta de organización, la falta de empleados, el despilfarro de materiales y medicinas, los retrabajos, las devoluciones y los retrasos.

Todas estas situaciones forman parte del día a día de las farmacias hospitalarias y merecen una atención adecuada, de modo que se resuelvan los problemas recurrentes en la dispensación de medicamentos.

Con la máquina OPUS MK5, fue posible que los farmacéuticos estuvieran menos ocupados con las dificultades operativas de la farmacia y más disponibles para la farmacia clínica (atención a los pacientes) y que las enfermeras estuvieran menos ocupadas con la preparación de dosis de medicamentos líquidos y más disponibles para la atención en el cuidado de los pacientes, proporcionando más seguridad y calidad en la administración de medicamentos a los pacientes.

La integración de los equipos de farmacia con el equipo de enfermería permitió una atención más humanizada y segura a los pacientes.

Este exitoso proyecto garantizó acciones de farmacoeconomía en la Santa Casa de Misericordia de Porto Alegre, con excelentes resultados financieros y asistenciales. Es posible ver cómo las máquinas automatizadas deberían ser más utilizadas en las farmacias de los hospitales.

Al fin y al cabo, los elevados valores ahorrados por el Complejo Hospitalario, presentados en el caso anterior, garantizan que una planificación ideal con las acciones correctas y un seguimiento adecuado permite realizar las inversiones correctas para las dificultades correctas.

Es necesario intensificar las estrategias de seguridad para prevenir errores y garantizar la Seguridad de los Pacientes.

Victor Basso
Director de Opuspac Ltda.
Opuspac University (universidad corporativa)