O case descrito é do projeto piloto de um complexo hospitalar composto por 6 hospitais totalizando 1.800 leitos.
Em julho 2020 a Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre adquiriu a máquina automatizada Opus MK5, para fracionar automaticamente medicamentos líquidos orais.
A Opus MK5 é comercializada pela empresa Opuspac Hospital Automation e fabricada pela empresa iBtek Innovative Solutions. Sua utilização no processo medicamentoso hospitalar gerou grandes economias, permitiu menos desperdícios, menos custos com materiais/medicamentos, mais segurança, qualidade e agilidade nos fluxos.
Normalmente o fracionamento dos medicamentos líquidos orais, na farmácia hospitalar acontece:
- É manual através de seringas descartáveis (distribuição individualizada de medicamentos)
- Através da dispensação dos frascos de medicamentos líquidos para os diferentes setores do hospital (distribuição coletiva dos medicamentos).
Nas duas situações os medicamentos ficam armazenados nas unidades de cuidado, e são utilizados nos pacientes, pela equipe de enfermagem de acordo com as prescrições médicas.
Em ambos os casos é comum o desperdício de medicamentos e de materiais, pois é alto o consumo de seringas descartáveis e complexo o controle da utilização dos medicamentos dispensados por de frascos para os setores do hospital.
Além disso, são muitas as possibilidades de diferentes eventos adversos aos pacientes:
- Risco de contaminação cruzada dos medicamentos pela manipulação excessiva
- Risco da utilização de medicamentos com validade expirada
- Risco de administração errada de medicamentos nos pacientes por troca de pacientes ou troca de medicamentos ou troca de volume e de dosagem.
Na questão financeira, as duas situações de fracionamento manual de medicamentos líquidos orais também demandam altos valores investidos mensalmente.
Por exemplo:
– Para hospitais de 200 leitos.
Na distribuição coletiva, que os frascos de medicamentos líquidos orais ficam armazenados nas clínicas de cuidado a aquisição de frascos de medicamentos é alta para atender todos os setores.
Em muitos casos, não se podia faturar ao pagador esse medicamento, chegando então à perda de faturamento de 1 milhão de reais. Em outros casos, o desperdício em cada frasco é superior a 30% com desperdício de R$ 345.000,00 ou mais.
Na distribuição individualizada, que o fracionamento de medicamentos líquidos orais é através de seringas descartáveis é alta a aquisição de seringas para armazenar os medicamentos.
O gasto anual supera os R$ 200.000,00 valor superior ao custo do equipamento.
Valor de 12.000 sachês com líquido = R$ 1.400,00 / mês
SANTA CASA DE PORTO ALEGRE ANTES DA OPUS MK5
Durante o planejamento do projeto foi realizado um estudo retroativo, para avaliar as perdas financeiras da Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, com fracionamento manual de medicamentos líquidos orais.
O período analisado foi de 5 meses de maio de 2019 até outubro de 2019.
Nessa avaliação foi apresentado que o maior problema foi relacionado as glosas.
A falta de baixa no sistema e do uso dos medicamentos pelos pacientes, mostrou que só menos de 10% da produção de medicamentos líquidos orais fracionados e dispensados pela farmácia eram lançados nas contas dos pacientes após o seu uso.
No hospital, esse processo de inclusão dos medicamentos utilizados pelos pacientes em suas contas, era manual.
E devido a correria do dia a dia e as dificuldades para lançar no sistema, a Santa Casa deixava de receber um valor significativo dos pagadores (planos de saúde ou SUS).
Conforme foi apresentado pela coordenadora do serviço de farmácia da Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, na 6ª Jornada de Farmácia Hospitalar do SINDIHOSPA em outubro de 2021, a dificuldade no faturamento do uso dos medicamentos pelos pacientes, permitiu que nos 5 meses analisados, os custos perdidos pela farmácia, devido à falta de controle dos medicamentos, chegassem a R$ 480.000,00.
Esses valores, apresentados pela farmácia, alertaram a gerência para os grandes gastos com fracionamento manual de medicamentos líquidos orais. Mas, com a automatização do fracionamento, além de diminuir os gastos garantiria mais qualidade e segurança no processo.
Diante disso, esse estudo retroativo e a apresentação da solução desse problema permitiu a rápida aprovação do projeto de aquisição da máquina OPUS MK5 para automatizar o fracionamento de medicamentos líquidos orais no Complexo Hospitalar Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre.
PREPARATIVOS PARA RECEBER A OPUS MK5
A máquina foi implantada em julho de 2020 e inicialmente a preferência foi para o controle dos medicamentos de alto custo e de alto risco.
Para definir quais medicamentos seriam automaticamente fracionados pela OPUS MK5, foram realizadas análises nas prescrições dos medicamentos líquidos orais nos hospitais.
Na tabela abaixo, estão descritos os medicamentos selecionados, suas dosagens e os volumes fracionados pela máquina:
Todo fracionamento de medicamento necessita de atenção, limpeza, organização e tempo, pois é extremamente minucioso e importante. Com a automatização do fracionamento, os processos são mais limpos e mais controlados.
Mas, qualquer distração e/ou interrupção durante o fracionamento também pode provocar um erro com alto potencial de dano aos pacientes.
O cuidado na preparação e na manipulação dos medicamentos fracionados seguem descritos na RDC 67/2007, que garante produção de qualidade.
A área disponibilizada, na farmácia para a OPUS MK5 foi de 1,30 m2 x 1,30 m2 espaço suficiente para operação.
O Software disponível com a máquina OPUS MK5, permite melhor planejamento da necessidade de produção e da utilização dos medicamentos, garantindo maior eficácia e possibilitando mais controle de estoque.
Além disso, a melhor apresentação dos medicamentos, também evita desperdícios e falhas no processo referente a medicamentos vencidos. Mesmo no caso do fracionamento do medicamento, que sua vida útil foi reduzida em 75%.
As embalagens são em sachês especiais de 3 soldas, que também podem ser diferenciados com cores de acordo com cada medicamento.
A máquina imprime
Além das informações ideais e sempre legíveis que toda embalagem deve constar: nome do medicamento, dosagem, prazo de validade, número de lote, código de barras e nome do farmacêutico responsável.As novas embalagens, disponibilizam informações específicas dos medicamentos: risco de queda, via de administração, risco de sangramento, medicamento de hora certa, medicamentos de alto risco, possibilidade de cores diferentes nas embalagens, entre outros.
Em conjunto com essas características positivas, elas também ocupam menos espaço, são fáceis de abrir e são mais baratos.
Custam em média 10% do valor das seringas.
A dispensação dos medicamentos líquidos orais em embalagens de material flexível, também permite utilizar o sistema para leitura dos códigos de barras dos medicamentos. Solucionando o grave problema com a falta de lançamento dos medicamentos utilizados pelos pacientes nas contas.
O código de barras nas embalagens facilitou a conferência e a baixa dos medicamentos em beira leito, no momento que serão administrados nos pacientes, que podem ter código serial.
Essas mudanças garantiram mais segurança no processo de medicação e evitaram desperdícios responsáveis por altos gastos da Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre.MÁQUINA EM USO
De acordo com o apresentado pela coordenadora da farmácia da Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, na 6ª Jornada Hospitalar do SINDIHOSPA em outubro de 2021 os dados apresentados foram:
A média de produção mensal de medicamentos unitarizados, durante 12 meses, na Santa Casa de Misericórdia, antes da OPUS MK5 era de 8.300/mês.
Após 12 meses de uso da máquina OPUS MK5, a média de produção mensal, na Santa Casa de Misericórdia, aumentou em aproximadamente 250% passou para 28.400/mês sachês.
Além de aumentar expressivamente a produtividade de medicamentos unitarizados na Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, a instalação da máquina OPUS MK5 reduziu gastos na farmácia com materiais/medicamentos e com desperdícios.
Proporcionando mais atenção para:
- Logística hospitalar
- Comunicação efetiva entre os setores
- Readequação dos horários de trabalho dos funcionários da farmácia (máquina automatizada um funcionário para o funcionamento)
- Controle do estoque (aquisição, distribuição e uso dos medicamentos)
- Manutenções preventivas e corretivas dos equipamentos
- Alertas para medicamentos controlados, MAV (Medicamentos de alta vigilância).
As principais dificuldades nas farmácias hospitalares foram solucionadas através do investimento certo.
Soluções com a máquina OPUS MK5
Assista a Opus MK5 em funcionamento:
Conclusão
Na 6ª Jornada de Farmácia Hospitalar do SINDIHOSPA, em outubro/2021, a Coordenadora de farmácia da Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre apresentou que a aquisição da máquina OPUS MK5 se tornou para o complexo hospitalar, uma fonte de economia, além de mais segurança e mais qualidade para instituição.
O Retorno de Investimento (ROI) na aquisição da máquina OPUS MK5 foi de 7 meses.
E os ótimos resultados alcançados permitiram melhorias importantes nos processos de medicação hospitalar:
- Melhora da rastreabilidade dos medicamentos
- Mais segurança na administração dos líquidos orais
- Mais agilidade na produção de unitarizados
- Mais higiene no fracionamento
- Melhor comunicação entre as equipes
- Redução de gastos com dosadores, frascos de medicamentos e desperdícios
- Diminuição de gastos de farmácia devido consumo de medicamentos líquidos orais não recebidos pelos pagadores
- Farmácia mais organizada
- Atendimento dos hospitais filiais do complexo hospitalar
- Redução dos riscos de erros e danos aos pacientes
Por isso é possível afirmar que a tecnologia da automação usada nas máquinas comercializadas pela Opuspac, consegue diminuir e ou acabar com gargalos comuns nas farmácias hospitalares.
Assim como a falta de organização, falta de funcionários, desperdícios de materiais e medicamentos, retrabalhos, devoluções e atrasos.
Todas essas situações fazem parte do dia a dia das farmácias hospitalares e merecem atenção adequada, para que os problemas recorrentes na dispensação de medicamentos sejam resolvidos.
Com a máquina OPUS MK5, foi possível farmacêuticos menos ocupados com as dificuldades operacionais da farmácia e mais disponíveis para farmácia clínica (atenção aos pacientes) e, enfermeiros menos ocupados com preparo de doses de medicamentos líquidos e mais disponíveis para o cuidado no atendimento dos pacientes, proporcionando mais segurança e qualidade na administração de medicamentos nos pacientes.
A integração das equipes de farmácia com a equipe de enfermagem permitiu cuidados mais humanizados e mais seguros aos pacientes.
Esse projeto de sucesso, garantiu ações de farmacoeconomia na Santa Casa de Misericórdia de Porto Alegre, com ótimos resultados financeiros e assistenciais. Sendo possível, visualizar como as máquinas automatizadas devem ser mais inseridas nas farmácias hospitalares.
Afinal, os altos valores economizados pelo Complexo Hospitalar, apresentados no case acima, garantem que um planejamento ideal com ações certas e monitoramento adequado, possibilita investimentos certos para as dificuldades certas.
É preciso intensificar as estratégias de segurança para prevenir erros e garantir segurança para os pacientes.
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Victor Basso
Diretor de Opuspac University (universidade corporativa – braço educacional da Opuspac Ltda)