Integração com o Sistema de TI do Hospital

Integração com o Sistema de TI do Hospital

Sabemos que todo processo que necessita de intervenção pode sofrer algum tipo de erro, seja ele de forma intencional, ou não. Em se tratando de vidas humanas, esse erro pode ter consequências graves, portanto não basta apenas executar as tarefas, mas temos que ter mecanismos que protejam e preservem essa informação levando os erros a números cada vez menores.

O grande desafio é preservar a informação do medicamento, principalmente no processo de unitarização.

O processo de unitarização é uma das etapas críticas do caminho do medicamento em um hospital, e o seu maior desafio é preservar a informação que estava contida na embalagem primária, transferindo a mesma para a nova embalagem, sendo para isso necessário:

• Criar mecanismos protetivos;
• Procedimento de boas práticas;
• Utilizar o maior nível de automação possível;
• Manter os colaboradores motivados e treinados.

As máquinas de unitarização foram desenvolvidos com esse objetivo e, portanto, junto com sua aquisição o hospital passa a usufruir de toda uma expertise com relação a esse tema, que passa a ser aplicado imediatamente no início de sua operação.

Com relação à informação

Definimos por lay-out toda a disposição da informação contida numa embalagem, as mesmas podem conter: textos, imagens e ou códigos de barras etc.

Cada lay-out deve possuir um nome e pode ser utilizado por mais de um princípio ativo, o que fazemos é substituir a informação do texto do respectivo campo, contudo a disposição física sempre se mantém a mesma.

Costumamos dividir essa disposição em 2 campos: Fixos e Variáveis.

 Fixos

Todas as informações que denominamos fixa são aquelas que são necessárias para tomada de decisão da Enfermaria, a saber:

• Princípio Ativo;
• Validade;
• Dosagem;
• Código de barras;
• Lote;
• Laboratório;
• CRF e nome do farmacêutico etc.

Essas informações são muito importantes e não deveríamos estar deixando aos colaboradores que fizessem algum tipo de interferência, por isso aconselhamos a trabalhar no que consideramos de integração total, ou seja, os dados apresentados anteriormente sendo extraídos diretamente do ERP do hospital.

Esse trecho do lay-out que denominamos como fixo, deve se repetido para todos os lay-outs e não deve ser editado de forma alguma.

 Variáveis

São aqueles campos que permitirão a informação mais detalhada do respectivo medicamento e tem como principal finalidade ajudar o departamento da Enfermaria. Pensando na embalagem primária seriam as principais informações contidas na bula, principalmente aquelas que necessitam de alguma ação especial; exemplos (Risco de queda, ministrar após refeição, etc).

As informações que consideramos variáveis nesse material estão ligadas ao lay-out e serão editados diretamente em uma ferramenta gráfica que é fornecida junto com a solução, a forma de edição é muito elementar e pode ser realizada por qualquer pessoa com um treinamento de apenas 30 minutos.

É conveniente que os hospitais classifiquem os medicamentos em grupos e então criem toda a informação relevante a esse grupo, nesse ponto não existe um número específico, sugerimos que se trabalhe com no mínimo 30 layouts diferentes.

Diferente da informação fixa, essa parte do lay-out deve sofrer modificações constantes principalmente à medida que temos um setor de qualidade do hospital que identifica possíveis causas de problemas e pode atuar diretamente através dessa ferramenta. A edição dos lay-outs deve ser feita apenas pelos farmacêuticos, utilizando critérios previamente definidos.

Formas de integração

Atualmente temos duas formas de trabalhar: integrado (on line) entre o sistema do hospital e o equipamento e não integrado (off line).

Off Line

Através do Software Opus 5.0 exclusivo OPUSPAC que completa o pacote de funcionalidades do Sistema Opuspac de Segurança do Paciente, o Hospital pode integrar facilmente ao ERP do Hospital e a impressora local, passar a ter acesso a um banco de dados até 2.000 medicamentos ( ampolas e comprimidos), geração de relatórios de trabalhos realizados como doses unitarizadas, data, espaço de tempo, medicamentos e operador, possibilidade de entrada de dados através da leitura dos códigos de barras dos medicamentos, gerando um número de identificação único de cada lote.

Além da informação do medicamento o software também apresenta informações importantes com relação ao tipo de embalagem que deve ser utilizada: tamanho da embalagem, cor da tarja, etc.

Os hospitais deveriam preferir trabalhar dessa forma e buscar sempre a aplicação On-Line, assim o processo se torna mais confiável.

 On Line

Quando trabalhamos desse modo não existe possibilidade de erro de digitação, pois a informação vem direto do sistema do hospital, o processo segue os seguintes passos:

O hospital executa uma rotina em seu software de gestão para executar a seguinte função: o colaborador procura o medicamento que irá trabalhar, associa o lote e então com a confirmação de um botão gera-se um arquivo no formato CSV (informações separadas por vírgula). Esse arquivo gerado é instalado em um local da estação de trabalho, que depois será lido pelo software Opus 5.0.

Em seguida, através deste software é possível fazer a leitura do respectivo arquivo gerado anteriormente e carregar toda a informação, caso o princípio ativo já esteja cadastrado no banco do software ele já irá selecionar o respectivo lay-out de trabalho, caso contrário fará perguntas para cadastrar o tipo de lay-out que deseja ser associado, assim como tarja e tamanho de bobina.

Uma vez estando tudo correto basta o envio para a impressora, esse método é simples e confiável, pois todas as informações acabam vindo diretamente do sistema do hospital e não se necessita a edição por parte do colaborador.

Código Seriado

Uma variação importante que pode ser executada com os nossos equipamentos é a geração de códigos de barra de forma seriada. Ou seja, cada uma das embalagens terá um código único e individual. Isso permite uma rastreabilidade individualizada e teríamos a condição de identificar se um respectivo paciente tomou ou não aquela droga e inclusive o momento exato. Para isso é necessário a instalação de outros equipamentos para fazer leitura, bem como ferramentas de software, contudo a instalação do código de barra serial significa o primeiro passo.

Nosso software Opus 5.0 permite parametrizações em uma tela de configurações, que tem como finalidade adequar necessidades especiais de cada um dos clientes, sendo possível atender às diferentes demandas.

Opus 5.0 é a evolução do software Opus 4.0 com mais de 9 anos de vigência e linkado com mais de 100 ERPs de hospital.

Conclusões

• Utilize sempre código de barras para cada operação.
• Se puder utilize o código 2D Datamatrix, pois é mais seguro.
• Carregue informação no sistema em forma digital e não manual, sempre que puder.
• Trabalhe on-line enviando a informação a partir de seu sistema de TI.
• Utilizar um código serial é sempre muito melhor.

Entre em contato conosco e saiba mais sobre o Sistema Opuspac de Segurança do Paciente e sobre o Software Opus 5.0 para o hospital Clique aqui

Victor Basso
Diretor de Opuspac Ltda.
Opuspac University (universidade corporativa – braço educacional da Opuspac Ltda)